涉外经贸法律文件的起草与翻译/王春晖
作者:法律资料网 时间:2024-06-28 14:37:31 浏览:8494
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涉外经贸法律文件的起草与翻译
王春晖
在涉外经贸合作中，一般都需要涉外律师参与谈判、起草文件、提供咨询、进行见证等事宜。作为一名从事涉外工作的律师在进行上述工作时，不仅要有驾驭中文经贸法律文字的能力，而且要有驾驭英文经贸法律文字的能力。本文拟就涉外经贸法律文件起草与翻译的有关事宜分述如下。
一、 经贸法律文件起草与翻译前的准备工作
在国际贸易的交往中，双方通过谈判或函电达成协议后，大都需要另行签订正式的书面文件（合同），以作为某项行为成立的依据。在起草与翻译经贸法律文件前，准备工作是极为重要的。在我国对外贸易的实践中，时常会发生一些纠纷或索赔，其原因是多方面的，但合同签订或翻译的不妥，是一 个重要的原因。
准备工作是起草和翻译涉外经贸法律文件的必经阶段。周密、充分的准备工作，将预示着一篇合格的经贸法律文件的诞生。既然准备工作如此重要，而不同种类的经贸法律文件又各具特色，很难作出总的概括，这里只能就一般性问题，略述一二。
着手起草与翻译之前，应首先确认准备起草和翻译的是一篇何种内容的经贸法律文件，以便事先熟悉以下有关的专业知识，因为一篇经贸法律文件往往涉及许多方面的知识。如一份《专有技术合同》除包括许可证合同的计价方法、支付方式和合同格式等专业知识外，还设及到技术、经济、贸易、法律等学科。因此，在正式起草和翻译之前，熟悉一下有关部门的专业知识和需要准备的资料或工具书，对有关资料进行有目的的收集与选择是大有益处的。特别是经贸法律文件中词语的要求，是相当严谨和精确的，有时为了排斥歧义的产生，必须保持一种译文。在起草和翻译前，要勤查专业书籍，对每个词语和术语要进行精确地选择，绝不允许文字上有一点的随意性。拿“offer”和“acceptance ”这两个词来讲，普通的英文词典中“offer ”被解释为：“提供、提议、意图；“acceptance ”被解释为“接受、领受、验收”等意思，但在一份商务合同中，“offer”只能译为“要约”，相应的“要约人”是“ offerer”； “acceptance”只能译为“承诺”，相应的“承诺人”就是“ acceptor ”。例如在起草专有技术合同中的计价方法时，经常碰到两种价格，即：“统包价格”和“提成价格”，翻译这两种价格时，一定要弄清其实质含义，绝不可信手拈来。第一种价格，实际上是一种“一次总算”的计价方式，具体做法是把技术转让的一切费用在签约时协商谈妥，然后在合同中明确地列出合同的总价和若干分项价格，故译为“Lumpsum price ”；后一种价格，是一种滑动的计价方式，具体做法是在项目建成投产后，按合同产品的生产数量或净销售额提取一定的百分比费用，作为技术转让的酬金，这种百分比实际上是一种“提成率”，因此，“提成价格”被译为“Royalty price”.
在起草一篇经贸法律文件前，律师还要认真慎重地研究规定交易双方当事人的各项权利和义务，做到：准确、完整、清楚、具体。因为一个贸易合同一经签订，合同各方则必须全面履行，否则纠纷和索赔随之产生。
二、 经贸法律文件起草与翻译的原则
经贸法律文件不同于其他作品，有其独有的功能文体，笔者认为，在起草和翻译经贸法律文件时，应遵循以下三个原则：
（一） 用语正确
经贸法律文件必须写的正确、译的忠实，因为这类文件都牵涉到双方当事人的权利、义务，是各方行使权利和履行义务的依据。经贸法律文件的用语正确应表现在三个方面：（1）词语正式：经贸法律的词语根据其场合，有正式和非正式之分，正式词语主要用语正式的经贸法律文件中，而非正式词语一般用语报告、报纸、交谈等方面。请看下例条款：“本合同的取消或提前终止，均不影响履行合同10.5条和10.6条规定的义务。”译为:“The obligations contained in Articles 10.5 and 10.6 shall neither be affected by the liquidation of the contract nor by a premature termination of the same ”这个条款中的“取消”用了“Liquidation ”；“终止”用了“termination ”，都属于“正式词语”，相反，“ cancel ”（取消）和“end ”（终止）就属于“非正式词语”。（2）叙述正确：经贸法律文件属于庄严性文件，叙述时一定要正确，做到内容既不夸大，也不缩小，使语言具有真实可信的小规模，例如，在买卖合同中，一方当事人总要求另一方当事人提供标的物的样品，并同时询问，“所供货物是否与样品完全相同”，如果另一方答复“The goods supplied are exactly equal to the sample” 那就有点不符合实际了，因为凭样品样品成交货物，一般不可能绝对完全一样，答复的一方最好改写为“The sample represents as nearly as possible what we can supply” 这样一来就显得比较客观，也可以避免引起不必要的争议，这里特别需要提及的是数字、日期、货币单位、度量衡单位一定要正确；这类词语如有错误，将回产生严重后果。比如说，把$85,000 写成了$95，000就要相差一万美元（注：在$前应加U S 写成U S $ ….，因为使用$的国家除美国外，还有澳大利亚、加拿大、埃塞俄比亚、香港等国家和地区），让我们看一段时间的表达，“从4月1日起到10月20日止这一期间”，英译成“during the period beginning on April, 1 and ending on October, 20。”这段其间应包括4月1日和10月20日这两天，所以，应补“both dates inclusive”，再如，在国际贸易交易中，数量是执行合同的重要标志，卖方所交数量的多少，不仅涉及收汇的多少，而且依据其他贸易条件的规定，可能会因多交或少交货物而造成整批货物的拒付、拒收，使一方蒙受损失。因此，贸易合同中应明确规定计量单位和数量。即使合同中的数量不能准确地表示，也不能草草地写成：“about tons”,因为这是一个含糊的概念，“about”的范围是多少，各国的习惯解释都是不尽相同的，在这种情况下，我们最好采用“溢短装条款”的办法，如合同规定货物数量可以允许“溢短装3%”，“译成:“Quantity: 3%more or less allowed”，目前，联合国建议的计量单位是:Number用于活动物、车辆、飞机、机器等；Dozen用于禽蛋、衬衫；Square metre用于纺织品类；Metre用于纤维类；Ton用于粮食、矿产品类；Carat用于钻石等。（3）术语准确：在涉外经贸法律文件中有很多专门的术语，按照《INCOTERMS 1990》共有十三种，可分为四个组别：即“E”组（EXW）；“F”组（FCA、FAS、FOB）；“C”组（CFR、CIF、CPT、CIP）；“D”组（DAF、DES、DEQ、DDU、DDP），在使用这些术语时应特别谨慎，因为在这些术语中，增加一个字母或改变一个字母就会产生两个完全不同的概念，那么，双方所承担的责任也就完全不同了。如CIF是指Cost Insurance and Freight, 意思是“成本加保险费加运费”，而CIP则是指Carriage and Insurance Paid to , 意思是“运费保险费付至（指定目的地）”。有时，同一个术语在不同的国家却有不同的解释，我们必须严加注意，以免发生纠纷，以国际贸易中使用最广的FOB这个术语为例，按照《INCOTERMS 1990》 FOB的含义是：“卖方在指定的装运港将货物装上船越过船舷后，卖方既履行了交货义务”，但是，在巴西对FOB的解释与FAS（Free alongside Ship）相同，意思是“卖方只负责将货物运到船边”，一般是在距离船身的300英尺内，不过FAS这三个字母，在集装箱运输中又有与上述完全不同的含义，它表示：“Free Arrival Station”，意思是“集装箱到达站交货”，美国对FOB这个术语也有不同于一般的解释，如美国的《对外贸易定义》对6种FOB术语的解释中有的可以使用“内陆工厂交货”，有的可以使用与“火车交货”，所以对美国使用FOB这个术语时，后面必须加上“vessel”，写成“FOB vessel”（船上交货）以区别与其他运输工具，如果只写“FOB”，那么卖方就可以在装运地的任何地点交货，而不负责把货物交到装运地的港口船上。
从以上的介绍中，我们可以看出，这些术语虽然只有几个字母，但它所包含的内容几乎涉及到了合同的全部交易条款，因此，准确地运用专用术语来明确双方当事人各自承担的责任，是非常必要的。
（二）、完整规范
经贸法律文件要求用词规范、内容完整，符合约定俗成的含义，不能允许文字上的随意性，起草时应力求保持其内容的完整性。无论是“要约”还是“承诺”都要提出全部的问题或要求，例如，在报盘时，要向买方提出全部的交易条件，包括商品名称、数量、规格、价格、交货期、支付条件等，尤其是在报“实盘”时，更应全面完整，因为这种报盘一经买方在有效期内无保留地接受，交易即告成立，对双方都有约束力，如果不完整很可能引起不必要的纠纷。请看一份以电传形式达成的协议：“蝴蝶牌手提式缝纫机，200台，CIF 港口名称，每台250元，不可撤消即期信用证付款，立即装船，1月30日复到有效”，英译为：“COMMODITY BUTTERFLY BRAND PORTABLE SEWING MACHINES 200 Pcs RMB 250 EACH CIF IRREVOCABLE SIGHT LC PROMPT SHIPMENT VALID SUBJECT REPLY HERE 30/1”，电文中的sight LC = sight letter of credit (即期信用证),“立即装船”译为：“prompt shipment”一般指自开证行开证之日起30 天内装运，“１月30日复到有效”写成“valid subject reply here 30/1”, 这个短语中的“reply here” 中的“here”绝不能漏掉，如果写成“reply 30/1”, 那通常指１月30日发出，而用了一个“here” 则指1月30日我方收到复电，也就是讲，用一个“here”，把实际复电提前了几天，以上这份电文的起草就很完整规范，向买方提出了完整的交易条件，商品名称、数量、价格、复到日期支付条件都包括在内。这里需要强调的是，电传定约这种形式。通过电传定约，往往十分简练，同时夹杂许多特有的缩写，很可能导致语意不清，容易引起误解，所以就更要求“规范完整”。不过，通过数据电文定约，对方当事人一般要求签订成交确认书(sales confirmation),以签订确认书为合同成立。
（三）、清楚具体
由于经贸法律文件有其独特的表现方式，有时汉英两种语言出入很大，译文容易艰涩难懂，所以，在忠实原文的情况下，尽量使英文清楚、具体、使人看了清清楚楚、明明白白。“清楚具体”，首先要求起草文件是，使全文的条理清楚具体，不能有任何模糊和抽象的概念存在，翻译时应尽量摆脱受汉语思维习惯的影响，多注意两种语言的差异，绝对避免错译现象。（注：在有些情况下，对协议条款的解释有分歧时，是以英文为准的），现举几个不当例子分析如下：
例一：我们已收到你方支票，谢谢，该笔款项已汇入你帐户贷方。
英译：“We have received with thanks your check。The amount has been placed to your credit”.
这是一个我方收到对方支票的一种确认函，在这个句子中，起码有三个问题没有讲清楚，（1）没有支票号码；（2）金额不具体；（3）款项用途不明，此句最好改写为：“收到你方第00968号支票一张，金额计80美元，用以支付我方佣金，谢谢，该笔款项已计入你方帐户贷方”，英译为：“We have received with thanks your check No.00968 for U.S $80, in payment of our commission, The amount has been placed to your credit”.
例二：合营公司注册资本的增加、减少、转让，应有董事会一致通过后，并报原审批机构批准，向原登记机构办理变更登记手续。
英译：“Any increase, decrease and transference of the registered capital of the Joint Venture Company have to be agreed by the board of directors and reported to the original examination and approval authority for approval. The registration procedures for changes have to be dealt with at the original registration office”.
这个条款中明显有一个原则性的错误，即：“合营公司注册资本的增加、减少、转让”。根据《中华人民共和国中外合资经营企业法实施条例》规定，合营企业在合营期内不得减少其注册资本，因为合营企业的注册资本是合营各方认缴出资额之和，是企业公开向社会承担民事责任的保证。如果允许一个有限责任公司减少其注册资本，当其实有资本已大大少于其登记注册的资本时，由于各合营者对企业只承担有限责任，势必危及与打交道的第三者的权利和利益。因此，在起草中外合资经营合同时，绝对不得订有直接或间接减少注册资本的条款，固这个条款中的“减少”应删掉，另外，这个条款的英译文也有几处不妥：（1）“转让”一词译为“transference”不妥，“transference”一般用语表示“转让”专有技术的使用权，这里是指对合营公司注册资本的“转让”应译为：“assignment”；（2）译文条款中的两个助动词“have to ”，应改为“shall”，在经贸法律文件中，无论何种人称作主语，只要是表示义务或规定，就应选用“shall+V”结构作谓语；（3）“由….一致通过”应改译为：“to be approved by…”, 意指“to be officially agreed to”，表示是一种“权威性的”。（4）“报….批准”，原译为“to be reported to …for approval”，显得太随便，也不象“行话”，应改译为：“to be submitted to …for approval”.
例三：梨罐头质量必须是市场上最好的
英译：：“Quality for canned pear shall be the very best on the market”.
这个条款订得太笼统含糊，什么是质量最好的？拿什么标准来衡量？像这样的品质条款在合同的履行中，不可避免地会引起纠纷，在国际贸易合同中，商品的质量、标准、规格、数量是非常重要的内容，也是双方权利义务的一个重要依据，在起草这样的文件时，必须明确规定商品的品质，以及品质出现问题的处理办法。以上这个条款应改写为：“梨罐头质量必须达到标准，次等品质在总数量5%内者，以减价5%为条件，买方应接受”，这样一来使人看后，无论在商品质量上还是在处理方法上，既具体且清楚，英译为：“Quality shall be in accord with standard for canned pear and buyer shall accept second quality up to five percent of the total quantity with an allowance of five percent”。译文中的“5%内”应包括5%，固译为：“up to 5%”；“allowance”在经贸英文中表示“money taken off the cost of goods”
目前，在国际货物买卖合同中常用来表示商品品质的方法主要有：（1）sales by sample（凭样品确定品质）；（2） sales by Specification, Grade or Standard（凭规格、等级或标准确定品质）；（3）Sales by Brand or Trade Mark（凭牌号或商标确定品质）；（4）sales by description （凭说明书确定品质），在起草文件时，用那一种方法，视情况而定。
在起草和翻译经贸法律文件时，要达到“清楚具体”的效果，应从三个方面考虑：（1）避免使用意义含糊的词；如：“Fluctuation in the freight after the date of sale shall be for the buyer’s account”，这个句子的意思是，货物售出之日后，运费的“波动”，将由买方负担，在实践中，运费的波动是不固定的，有上有下，这不是买方所能负担的，所以“fluctuation”是一个含糊的词，全句应改写为：“Any increase in freight after the date of sale shall be for the buyer’s account”,（2）注意句子前后的对应一致；如“Written in English, in two originals, each party hold one of the original contracts”，这个句子的前后就不一致，应改为：“This contract is written in English, in two originals, one of which is held by each party”,（3）正确处理修饰语的位置，经贸法律文件中的句子往往繁复，为了使句子精确，经常需使用修饰成分，实践中，修饰成分运用起来比主要成分更难些，其位置的不同，会导致不同的含意，请看下面的句子：“收到的货物是包装在没有铁腰子的木箱里，包装与包装指示不符”，英译：“The goods we received contrary to our instructions are packed in wooden cases without iron hoops”,这个英译文给人的感觉是：“我们收到与我们指示相反的货物是包装在没有铁腰子的木箱里”，句中的形容词短语“contrary to our instruction”的位置应放在这句的句尾，才能体现原文的含义，译成：“The goods we received are packed in wooden cases without iron hoops contrary to our instructions”。
三、 涉外经贸法律文件的审校
审校工作是起草和翻译经贸法律文件中不可缺少的一个步骤，这一步骤若完成不好,有可能影响到全局，笔者认为，审校工作最好采用个人负责与专家审校相结合的原则，作为涉外经贸法律文件的审校者，应该是有丰富实践经验，广泛专业知识和坚实英文基础的涉外经济律师或专家，一份经贸法律文件起草、翻译完毕后，主要任务就是做最后严格的审校工作，务求做到万无一失，有时在文件打印出以后，还会发现有印刷错误，因此，作为一名涉外经贸法律文件的审校者一定要有一丝不苟的认真负责精神，下面以一份经贸合同为例，就其主要条款的审校讨论如下：
A． 品质条块的审校
在审校品质条款时，应从以下几个方面进行：（1）审查各种表示品质的方法是否正确.例如，凡能用科学的指标说明其质量的商品，则适合“sales by specification grade or standard”（凭规格等级或标准买卖），如成分、含量、色泽、比重、密度、光度、性能若干等级。（2）审查对品质的要求是否切合实际、品质条款的规定要体 现平等互利的原则，起草的条款要切合实际，对品质的要求既不偏高也不偏低。
B． 数量条款的审校
数量条款审校的重点是数量、计量单位和计量方法。具体应注意下列事项：（1）审校数量的规定是否明确具体。数量条款一定要明确具体，不要使用诸如“about”等笼统含糊的字眼，以免引起争议。（2）审校计量方法是否准确，目前，在国际经贸中，主要的计量方法有a. Gross Weight （毛重）b.Net Weight（净重）c. Conditional Weight（公量）d. Theoretical Weight（理论重量）：其中，皮重的计算方法有4种：Actual Tare（实际皮重）、Average Tare（平均皮重）、 Customary Tare（习惯皮重）和 Computed Tare（约定皮重），具体运用那一种计量方法，一定要定性准确，（3）审校交货数量是否有机动幅度。在实践中，卖方实际交货的数量往往难以完全符合合同规定的数量，尤其在某些大宗商品的交易中，为了避免引起纠纷，双方当事人在合同中最好规定一个机动幅度，如规定：“5% more or less at seller’s/buyer’s option”。（卖方/买方可以溢短装货5%）
C.价格条款的审校
在国际贸易中，价格是贸易合同的中心，在审查价格条款时，首先应注意商品的单位和总金额所使用的货币是否一致；其次还要注意商品价格中是否包含“佣金”(commission),由于国际上对佣金的使用有明的，也有暗的；如果是明的，就应明确规定：The price include 5% commission on FOB basis （ FOB价，包括5%佣金），如果是暗的，在合同中应明确规定为Net price （净价），写成 Price shall be FOB net in U.S dollar without the buyer’s commission unless otherwise stipulated or agreed on between both parties （价格以美元FOB净价计算，不包括买方佣金，双方另有规定除外）。
王春晖
在涉外经贸合作中，一般都需要涉外律师参与谈判、起草文件、提供咨询、进行见证等事宜。作为一名从事涉外工作的律师在进行上述工作时，不仅要有驾驭中文经贸法律文字的能力，而且要有驾驭英文经贸法律文字的能力。本文拟就涉外经贸法律文件起草与翻译的有关事宜分述如下。
一、 经贸法律文件起草与翻译前的准备工作
在国际贸易的交往中，双方通过谈判或函电达成协议后，大都需要另行签订正式的书面文件（合同），以作为某项行为成立的依据。在起草与翻译经贸法律文件前，准备工作是极为重要的。在我国对外贸易的实践中，时常会发生一些纠纷或索赔，其原因是多方面的，但合同签订或翻译的不妥，是一 个重要的原因。
准备工作是起草和翻译涉外经贸法律文件的必经阶段。周密、充分的准备工作，将预示着一篇合格的经贸法律文件的诞生。既然准备工作如此重要，而不同种类的经贸法律文件又各具特色，很难作出总的概括，这里只能就一般性问题，略述一二。
着手起草与翻译之前，应首先确认准备起草和翻译的是一篇何种内容的经贸法律文件，以便事先熟悉以下有关的专业知识，因为一篇经贸法律文件往往涉及许多方面的知识。如一份《专有技术合同》除包括许可证合同的计价方法、支付方式和合同格式等专业知识外，还设及到技术、经济、贸易、法律等学科。因此，在正式起草和翻译之前，熟悉一下有关部门的专业知识和需要准备的资料或工具书，对有关资料进行有目的的收集与选择是大有益处的。特别是经贸法律文件中词语的要求，是相当严谨和精确的，有时为了排斥歧义的产生，必须保持一种译文。在起草和翻译前，要勤查专业书籍，对每个词语和术语要进行精确地选择，绝不允许文字上有一点的随意性。拿“offer”和“acceptance ”这两个词来讲，普通的英文词典中“offer ”被解释为：“提供、提议、意图；“acceptance ”被解释为“接受、领受、验收”等意思，但在一份商务合同中，“offer”只能译为“要约”，相应的“要约人”是“ offerer”； “acceptance”只能译为“承诺”，相应的“承诺人”就是“ acceptor ”。例如在起草专有技术合同中的计价方法时，经常碰到两种价格，即：“统包价格”和“提成价格”，翻译这两种价格时，一定要弄清其实质含义，绝不可信手拈来。第一种价格，实际上是一种“一次总算”的计价方式，具体做法是把技术转让的一切费用在签约时协商谈妥，然后在合同中明确地列出合同的总价和若干分项价格，故译为“Lumpsum price ”；后一种价格，是一种滑动的计价方式，具体做法是在项目建成投产后，按合同产品的生产数量或净销售额提取一定的百分比费用，作为技术转让的酬金，这种百分比实际上是一种“提成率”，因此，“提成价格”被译为“Royalty price”.
在起草一篇经贸法律文件前，律师还要认真慎重地研究规定交易双方当事人的各项权利和义务，做到：准确、完整、清楚、具体。因为一个贸易合同一经签订，合同各方则必须全面履行，否则纠纷和索赔随之产生。
二、 经贸法律文件起草与翻译的原则
经贸法律文件不同于其他作品，有其独有的功能文体，笔者认为，在起草和翻译经贸法律文件时，应遵循以下三个原则：
（一） 用语正确
经贸法律文件必须写的正确、译的忠实，因为这类文件都牵涉到双方当事人的权利、义务，是各方行使权利和履行义务的依据。经贸法律文件的用语正确应表现在三个方面：（1）词语正式：经贸法律的词语根据其场合，有正式和非正式之分，正式词语主要用语正式的经贸法律文件中，而非正式词语一般用语报告、报纸、交谈等方面。请看下例条款：“本合同的取消或提前终止，均不影响履行合同10.5条和10.6条规定的义务。”译为:“The obligations contained in Articles 10.5 and 10.6 shall neither be affected by the liquidation of the contract nor by a premature termination of the same ”这个条款中的“取消”用了“Liquidation ”；“终止”用了“termination ”，都属于“正式词语”，相反，“ cancel ”（取消）和“end ”（终止）就属于“非正式词语”。（2）叙述正确：经贸法律文件属于庄严性文件，叙述时一定要正确，做到内容既不夸大，也不缩小，使语言具有真实可信的小规模，例如，在买卖合同中，一方当事人总要求另一方当事人提供标的物的样品，并同时询问，“所供货物是否与样品完全相同”，如果另一方答复“The goods supplied are exactly equal to the sample” 那就有点不符合实际了，因为凭样品样品成交货物，一般不可能绝对完全一样，答复的一方最好改写为“The sample represents as nearly as possible what we can supply” 这样一来就显得比较客观，也可以避免引起不必要的争议，这里特别需要提及的是数字、日期、货币单位、度量衡单位一定要正确；这类词语如有错误，将回产生严重后果。比如说，把$85,000 写成了$95，000就要相差一万美元（注：在$前应加U S 写成U S $ ….，因为使用$的国家除美国外，还有澳大利亚、加拿大、埃塞俄比亚、香港等国家和地区），让我们看一段时间的表达，“从4月1日起到10月20日止这一期间”，英译成“during the period beginning on April, 1 and ending on October, 20。”这段其间应包括4月1日和10月20日这两天，所以，应补“both dates inclusive”，再如，在国际贸易交易中，数量是执行合同的重要标志，卖方所交数量的多少，不仅涉及收汇的多少，而且依据其他贸易条件的规定，可能会因多交或少交货物而造成整批货物的拒付、拒收，使一方蒙受损失。因此，贸易合同中应明确规定计量单位和数量。即使合同中的数量不能准确地表示，也不能草草地写成：“about tons”,因为这是一个含糊的概念，“about”的范围是多少，各国的习惯解释都是不尽相同的，在这种情况下，我们最好采用“溢短装条款”的办法，如合同规定货物数量可以允许“溢短装3%”，“译成:“Quantity: 3%more or less allowed”，目前，联合国建议的计量单位是:Number用于活动物、车辆、飞机、机器等；Dozen用于禽蛋、衬衫；Square metre用于纺织品类；Metre用于纤维类；Ton用于粮食、矿产品类；Carat用于钻石等。（3）术语准确：在涉外经贸法律文件中有很多专门的术语，按照《INCOTERMS 1990》共有十三种，可分为四个组别：即“E”组（EXW）；“F”组（FCA、FAS、FOB）；“C”组（CFR、CIF、CPT、CIP）；“D”组（DAF、DES、DEQ、DDU、DDP），在使用这些术语时应特别谨慎，因为在这些术语中，增加一个字母或改变一个字母就会产生两个完全不同的概念，那么，双方所承担的责任也就完全不同了。如CIF是指Cost Insurance and Freight, 意思是“成本加保险费加运费”，而CIP则是指Carriage and Insurance Paid to , 意思是“运费保险费付至（指定目的地）”。有时，同一个术语在不同的国家却有不同的解释，我们必须严加注意，以免发生纠纷，以国际贸易中使用最广的FOB这个术语为例，按照《INCOTERMS 1990》 FOB的含义是：“卖方在指定的装运港将货物装上船越过船舷后，卖方既履行了交货义务”，但是，在巴西对FOB的解释与FAS（Free alongside Ship）相同，意思是“卖方只负责将货物运到船边”，一般是在距离船身的300英尺内，不过FAS这三个字母，在集装箱运输中又有与上述完全不同的含义，它表示：“Free Arrival Station”，意思是“集装箱到达站交货”，美国对FOB这个术语也有不同于一般的解释，如美国的《对外贸易定义》对6种FOB术语的解释中有的可以使用“内陆工厂交货”，有的可以使用与“火车交货”，所以对美国使用FOB这个术语时，后面必须加上“vessel”，写成“FOB vessel”（船上交货）以区别与其他运输工具，如果只写“FOB”，那么卖方就可以在装运地的任何地点交货，而不负责把货物交到装运地的港口船上。
从以上的介绍中，我们可以看出，这些术语虽然只有几个字母，但它所包含的内容几乎涉及到了合同的全部交易条款，因此，准确地运用专用术语来明确双方当事人各自承担的责任，是非常必要的。
（二）、完整规范
经贸法律文件要求用词规范、内容完整，符合约定俗成的含义，不能允许文字上的随意性，起草时应力求保持其内容的完整性。无论是“要约”还是“承诺”都要提出全部的问题或要求，例如，在报盘时，要向买方提出全部的交易条件，包括商品名称、数量、规格、价格、交货期、支付条件等，尤其是在报“实盘”时，更应全面完整，因为这种报盘一经买方在有效期内无保留地接受，交易即告成立，对双方都有约束力，如果不完整很可能引起不必要的纠纷。请看一份以电传形式达成的协议：“蝴蝶牌手提式缝纫机，200台，CIF 港口名称，每台250元，不可撤消即期信用证付款，立即装船，1月30日复到有效”，英译为：“COMMODITY BUTTERFLY BRAND PORTABLE SEWING MACHINES 200 Pcs RMB 250 EACH CIF IRREVOCABLE SIGHT LC PROMPT SHIPMENT VALID SUBJECT REPLY HERE 30/1”，电文中的sight LC = sight letter of credit (即期信用证),“立即装船”译为：“prompt shipment”一般指自开证行开证之日起30 天内装运，“１月30日复到有效”写成“valid subject reply here 30/1”, 这个短语中的“reply here” 中的“here”绝不能漏掉，如果写成“reply 30/1”, 那通常指１月30日发出，而用了一个“here” 则指1月30日我方收到复电，也就是讲，用一个“here”，把实际复电提前了几天，以上这份电文的起草就很完整规范，向买方提出了完整的交易条件，商品名称、数量、价格、复到日期支付条件都包括在内。这里需要强调的是，电传定约这种形式。通过电传定约，往往十分简练，同时夹杂许多特有的缩写，很可能导致语意不清，容易引起误解，所以就更要求“规范完整”。不过，通过数据电文定约，对方当事人一般要求签订成交确认书(sales confirmation),以签订确认书为合同成立。
（三）、清楚具体
由于经贸法律文件有其独特的表现方式，有时汉英两种语言出入很大，译文容易艰涩难懂，所以，在忠实原文的情况下，尽量使英文清楚、具体、使人看了清清楚楚、明明白白。“清楚具体”，首先要求起草文件是，使全文的条理清楚具体，不能有任何模糊和抽象的概念存在，翻译时应尽量摆脱受汉语思维习惯的影响，多注意两种语言的差异，绝对避免错译现象。（注：在有些情况下，对协议条款的解释有分歧时，是以英文为准的），现举几个不当例子分析如下：
例一：我们已收到你方支票，谢谢，该笔款项已汇入你帐户贷方。
英译：“We have received with thanks your check。The amount has been placed to your credit”.
这是一个我方收到对方支票的一种确认函，在这个句子中，起码有三个问题没有讲清楚，（1）没有支票号码；（2）金额不具体；（3）款项用途不明，此句最好改写为：“收到你方第00968号支票一张，金额计80美元，用以支付我方佣金，谢谢，该笔款项已计入你方帐户贷方”，英译为：“We have received with thanks your check No.00968 for U.S $80, in payment of our commission, The amount has been placed to your credit”.
例二：合营公司注册资本的增加、减少、转让，应有董事会一致通过后，并报原审批机构批准，向原登记机构办理变更登记手续。
英译：“Any increase, decrease and transference of the registered capital of the Joint Venture Company have to be agreed by the board of directors and reported to the original examination and approval authority for approval. The registration procedures for changes have to be dealt with at the original registration office”.
这个条款中明显有一个原则性的错误，即：“合营公司注册资本的增加、减少、转让”。根据《中华人民共和国中外合资经营企业法实施条例》规定，合营企业在合营期内不得减少其注册资本，因为合营企业的注册资本是合营各方认缴出资额之和，是企业公开向社会承担民事责任的保证。如果允许一个有限责任公司减少其注册资本，当其实有资本已大大少于其登记注册的资本时，由于各合营者对企业只承担有限责任，势必危及与打交道的第三者的权利和利益。因此，在起草中外合资经营合同时，绝对不得订有直接或间接减少注册资本的条款，固这个条款中的“减少”应删掉，另外，这个条款的英译文也有几处不妥：（1）“转让”一词译为“transference”不妥，“transference”一般用语表示“转让”专有技术的使用权，这里是指对合营公司注册资本的“转让”应译为：“assignment”；（2）译文条款中的两个助动词“have to ”，应改为“shall”，在经贸法律文件中，无论何种人称作主语，只要是表示义务或规定，就应选用“shall+V”结构作谓语；（3）“由….一致通过”应改译为：“to be approved by…”, 意指“to be officially agreed to”，表示是一种“权威性的”。（4）“报….批准”，原译为“to be reported to …for approval”，显得太随便，也不象“行话”，应改译为：“to be submitted to …for approval”.
例三：梨罐头质量必须是市场上最好的
英译：：“Quality for canned pear shall be the very best on the market”.
这个条款订得太笼统含糊，什么是质量最好的？拿什么标准来衡量？像这样的品质条款在合同的履行中，不可避免地会引起纠纷，在国际贸易合同中，商品的质量、标准、规格、数量是非常重要的内容，也是双方权利义务的一个重要依据，在起草这样的文件时，必须明确规定商品的品质，以及品质出现问题的处理办法。以上这个条款应改写为：“梨罐头质量必须达到标准，次等品质在总数量5%内者，以减价5%为条件，买方应接受”，这样一来使人看后，无论在商品质量上还是在处理方法上，既具体且清楚，英译为：“Quality shall be in accord with standard for canned pear and buyer shall accept second quality up to five percent of the total quantity with an allowance of five percent”。译文中的“5%内”应包括5%，固译为：“up to 5%”；“allowance”在经贸英文中表示“money taken off the cost of goods”
目前，在国际货物买卖合同中常用来表示商品品质的方法主要有：（1）sales by sample（凭样品确定品质）；（2） sales by Specification, Grade or Standard（凭规格、等级或标准确定品质）；（3）Sales by Brand or Trade Mark（凭牌号或商标确定品质）；（4）sales by description （凭说明书确定品质），在起草文件时，用那一种方法，视情况而定。
在起草和翻译经贸法律文件时，要达到“清楚具体”的效果，应从三个方面考虑：（1）避免使用意义含糊的词；如：“Fluctuation in the freight after the date of sale shall be for the buyer’s account”，这个句子的意思是，货物售出之日后，运费的“波动”，将由买方负担，在实践中，运费的波动是不固定的，有上有下，这不是买方所能负担的，所以“fluctuation”是一个含糊的词，全句应改写为：“Any increase in freight after the date of sale shall be for the buyer’s account”,（2）注意句子前后的对应一致；如“Written in English, in two originals, each party hold one of the original contracts”，这个句子的前后就不一致，应改为：“This contract is written in English, in two originals, one of which is held by each party”,（3）正确处理修饰语的位置，经贸法律文件中的句子往往繁复，为了使句子精确，经常需使用修饰成分，实践中，修饰成分运用起来比主要成分更难些，其位置的不同，会导致不同的含意，请看下面的句子：“收到的货物是包装在没有铁腰子的木箱里，包装与包装指示不符”，英译：“The goods we received contrary to our instructions are packed in wooden cases without iron hoops”,这个英译文给人的感觉是：“我们收到与我们指示相反的货物是包装在没有铁腰子的木箱里”，句中的形容词短语“contrary to our instruction”的位置应放在这句的句尾，才能体现原文的含义，译成：“The goods we received are packed in wooden cases without iron hoops contrary to our instructions”。
三、 涉外经贸法律文件的审校
审校工作是起草和翻译经贸法律文件中不可缺少的一个步骤，这一步骤若完成不好,有可能影响到全局，笔者认为，审校工作最好采用个人负责与专家审校相结合的原则，作为涉外经贸法律文件的审校者，应该是有丰富实践经验，广泛专业知识和坚实英文基础的涉外经济律师或专家，一份经贸法律文件起草、翻译完毕后，主要任务就是做最后严格的审校工作，务求做到万无一失，有时在文件打印出以后，还会发现有印刷错误，因此，作为一名涉外经贸法律文件的审校者一定要有一丝不苟的认真负责精神，下面以一份经贸合同为例，就其主要条款的审校讨论如下：
A． 品质条块的审校
在审校品质条款时，应从以下几个方面进行：（1）审查各种表示品质的方法是否正确.例如，凡能用科学的指标说明其质量的商品，则适合“sales by specification grade or standard”（凭规格等级或标准买卖），如成分、含量、色泽、比重、密度、光度、性能若干等级。（2）审查对品质的要求是否切合实际、品质条款的规定要体 现平等互利的原则，起草的条款要切合实际，对品质的要求既不偏高也不偏低。
B． 数量条款的审校
数量条款审校的重点是数量、计量单位和计量方法。具体应注意下列事项：（1）审校数量的规定是否明确具体。数量条款一定要明确具体，不要使用诸如“about”等笼统含糊的字眼，以免引起争议。（2）审校计量方法是否准确，目前，在国际经贸中，主要的计量方法有a. Gross Weight （毛重）b.Net Weight（净重）c. Conditional Weight（公量）d. Theoretical Weight（理论重量）：其中，皮重的计算方法有4种：Actual Tare（实际皮重）、Average Tare（平均皮重）、 Customary Tare（习惯皮重）和 Computed Tare（约定皮重），具体运用那一种计量方法，一定要定性准确，（3）审校交货数量是否有机动幅度。在实践中，卖方实际交货的数量往往难以完全符合合同规定的数量，尤其在某些大宗商品的交易中，为了避免引起纠纷，双方当事人在合同中最好规定一个机动幅度，如规定：“5% more or less at seller’s/buyer’s option”。（卖方/买方可以溢短装货5%）
C.价格条款的审校
在国际贸易中，价格是贸易合同的中心，在审查价格条款时，首先应注意商品的单位和总金额所使用的货币是否一致；其次还要注意商品价格中是否包含“佣金”(commission),由于国际上对佣金的使用有明的，也有暗的；如果是明的，就应明确规定：The price include 5% commission on FOB basis （ FOB价，包括5%佣金），如果是暗的，在合同中应明确规定为Net price （净价），写成 Price shall be FOB net in U.S dollar without the buyer’s commission unless otherwise stipulated or agreed on between both parties （价格以美元FOB净价计算，不包括买方佣金，双方另有规定除外）。
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